○春日・大野城・那珂川消防組合文書管理規程

平成14年3月28日

訓令第3号

(目的)

第1条 この規程は、別に定めるもののほか、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。

(3) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。

(4) 文書の保管 文書を当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。

(5) 文書の保存 文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(6) ウツシカエ キャビネットに収納している当該会計年度処理若しくは当該暦年処理の文書をキャビネットの他の位置又は事務室内の書棚等に移すことをいう。

(7) オキカエ キャビネット又は書棚等に収納している文書を書庫等事務室以外の場所に移すことをいう。

(8) 持出し 主管課の職員が、文書を持ち出すことをいう。

(9) 貸出し 主管課の職員以外の者に文書を貸し出すことをいう。

(10) ファイリングシステム 文書を必要に応じて即座に利用しうる形で組織的に整理、保存、及び廃棄に至る一連の制度をいう。

(文書取扱いの基本)

第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(課長の責務)

第4条 課長は、当該課における文書事務を統轄し、文書事務の円滑適正な処理に努めなければならない。

(文書取扱責任者及び文書取扱者の設置等)

第5条 課長の文書事務の処理を補佐するため、文書取扱責任者及び文書取扱者を置く。

2 文書取扱責任者は、係長をもって充てる。

3 文書取扱者は、課長が指名する。

4 課長は、文書取扱責任者及び文書取扱者を指名したときは、速やかに、総務課長に通知しなければならない。

(文書取扱責任者及び文書取扱者の職務)

第6条 文書取扱責任者は、上司の命を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

(1) 文書の処理の促進に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(4) ファイリングシステムの推進に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。

2 文書取扱者は、文書取扱責任者の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

(1) ファイリングシステムの維持管理に関すること。

(2) ファイル基準表の作成に関すること。

(3) 完結文書の持出し及び貸出しに関すること。

(4) 完結文書のウツシカエ、オキカエ、及び廃棄に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の整理、保管及び保存に関すること。

(文書取扱会議)

第7条 総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書取扱責任者及び文書取扱者の会議を招集することができる。

(文書管理のファイル等)

第8条 文書の管理に要するファイル等は、次の各号に掲げるところによる。

(1) 総務課に備えるファイル等

 文書受領簿 (様式第1号)

 特殊文書受領簿 (様式第2号)

 例規等原簿 (様式第3号)

(2) 課に備えるファイル等

 文書発受簿 (様式第4号)

 文書処理カード (様式第5号)

 課に必要な補助ファイル等

(文書の記号及び番号)

第9条 収受する文書には、文書番号を付けて収受しなければならない。ただし、軽易なものについてはこの限りでない。また、主管課において文書発受簿に代わる他の方法により処理経過を明らかにすることと定めたものについては、独自の番号を付けたうえで別途管理することができるものとする。

2 発遣する文書には、文書番号を付け、別表の記号を冠記しなければならない。ただし、許可、認可又は証明等の業務を行う場合においては、当該業務を所管する課の文書管理者がその取扱いを明らかにしたうえで独自の記号を定めることができる。

3 文書番号は、文書処理カードの会計年度ごと又は当該年ごとの一連番号により付けるものとする。

(平19訓令14・平20訓令5・一部改正)

(到達文書の受領)

第10条 組合に到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)は、総務課人事企画係で受領するものとし、総務課長は、原則として、当日中に、当該文書を主管課長に配付し、文書受領簿に受取り印を徴さなければならない。

(平24訓令3・一部改正)

(特殊文書の受領)

第11条 次の各号に掲げる特殊文書を受領したときは、総務課人事企画係で特殊文書受領簿に差出人その他を記録の上主管課に配布し、受取り印を徴さなければならない。この場合において、第2号に掲げる文書については、到達日時を封筒に明記し、総務課人事企画係の受領した職員が押印のうえ、処理する。

(1) 書留扱い(現金書留を含む。)、内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書

(2) 訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係がある文書

2 普通文書を開封した際に現金その他金券が同封されていた場合においては、原則として、特殊文書として受領しなければならない。

3 電報を受領したときは、その受領時刻を記載し、直ちに主管課に配付しなければならない。

(平24訓令3・一部改正)

(文書の収受)

第12条 前2条の規定により、文書の配付を受けた主管課の文書取扱者等は、文書発受簿に記録し、文書処理カードに、次の各号に掲げる事項を記入しなければならない。ただし、軽易なもの及び主管課において文書発受簿に代わる他の方法により処理経過を明らかにすることと定めたものについてはこの限りでない。

(1) 所属

(2) 文書番号

(3) 受付日及び発遣日

(4) 先方記号及び番号

(5) 保存年限及び廃棄年

(6) 文書分類記号及びファイル名

(7) 発信元又は宛名

(8) 件名

(9) 公開・非公開

2 前項の規定により作成した文書処理カードについては、主管課において保管し、常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。

3 2課以上に関連する文書は、総務課長がその主管課を決定して、当該課に配付するものとする。この場合において、配付を受けた課長は、その写しを他の関係課長に送付しなければならない。

(平20訓令5・一部改正)

(主管課における文書の受領)

第13条 主管課長は、当該課に直接到達した文書又は会議等で直接配布された文書を受領しなければならない。

2 主管課長は、総務課から配付された文書が誤って配付されたときは、総務課に対し、当該文書を返付しなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第14条 組合に到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って受領することができる。

(勤務時間外の到達文書の受領)

第15条 勤務時間外に到達した文書は、総務課長が指定した者が受領し、勤務時間になってから速やかに、総務課人事企画係に当該文書を引渡さなければならない。

2 緊急の処理を要するものは、速やかに、総務課長に連絡して、その指示を受けなければならない。

(平24訓令3・一部改正)

(処理の基本)

第16条 文書の処理は、すべて課長の責任において行うものとする。

2 文書取扱責任者又は文書取扱者は、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(課長の指示)

第17条 課長は、文書を収受したときは、担当係長に処理方針を示し、次の各号に掲げる事項を指示して指定の期日までに処理させなければならない。

(1) 決裁区分

(2) 公開、非公開の区分

(3) 供覧の要、不要

(4) 回答の要、不要

(5) 処理期日

(6) 合議先又は供覧先

(7) 参考資料の要、不要

(8) 前各号に掲げるもののほか、処理に必要な事項

2 担当係長は、前項に規定する指示があった文書を自ら処理するもののほか、担当者に処理させなければならない。

(供覧文書の処理)

第18条 供覧を要する文書は、当該文書の余白に供覧押印欄を設け、供覧するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、主管課長は、上司の決裁を要する事案に係る文書を収受した場合において、その処理が特に重要なものであるときは、あらかじめ、当該文書を決裁権者(春日・大野城・那珂川消防組合事務決裁規程(平成11年訓令第8号。以下「事務決裁規程」という。)第4条第5条及び第6条に規定する決裁権者をいう。以下同じ。)の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

(起案)

第19条 事案の処理はすべて文書によるものとし、公用文に関する規程(平成14年訓令第2号)の定めるところによりその文体、表現等については平易明確に行わなければならない。

2 文書の起案は、原則として、起案用紙(様式第6号)を用いるものとする。ただし、法令等で規定されている様式又は定例的なもので主管課長が定めた様式がある場合は、当該様式を用いて行うことができる。

3 起案文書には、主管課、起案担当者、決裁区分、文書分類記号、文書番号、保存年限、決裁に必要な合議、審査その他の事案決裁に関与する者の職名、起案年月日、件名、伺い文、公開・非公開の区分、あて先、発信者名等の必要事項を、それぞれの欄に記載しなければならない。

4 起案文書には、起案の理由を簡明に記載し、関係法規、予算科目、経費、その他参考となる事項を付記し、関係文書、参考資料等を添付しなければならない。

5 文書は、すべて未決、既決に区分して整理し、未決文書は完結に至るまでこれを一括して常にその経過を明らかにしておき、完結文書は、定められた方法により整理するものとする。

6 至急又は即決を必要とする文書は欄外上部に紅紙を貼付しなければならない。

(起案文書の回議順序)

第20条 起案文書は、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 必要な関係職員に回議し、当該事案に係る事務を主管する係長(係長以上の者が起案担当者となった場合は、その者の直属上司)から順次直属上司の決裁を受けなければならない。

(2) 事案の処理及び施行が他の課に関係があると認められる文書は、主管課長の決裁又は閲覧を受けてから回議しなければならない。

(議案の処理方法)

第21条 組合議会に提出する議案は、総務課で起案し、組合長の決裁を受けなければならない。

(合議)

第22条 2課以上に関連する文書は、関係の深い課で処理案を起案し、関係課の合意を求めなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣意のものは、決裁後回覧するものとする。

2 合議文書を受けたときは、同意、不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、起案した課(以下「起案課」という。)と協議しなければならない。

3 前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案課は、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。

4 合議は、原則として係長以上の者が、行うものとする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについては、この限りでない。

(起案文書の持回り)

第23条 特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書で持回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。

(文書の審査)

第24条 文書の適正かつ統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、消防長の決裁を受ける前に総務課長、人事企画係長(法制担当)の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令、告示の制定及び改廃に関するもの

(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの

(3) 前各号に掲げるもののほか、組合長が特に必要と認めるもの

2 前項の規定による審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正のうえ回議し、事案の本質的修正を要するもの又は改案の要があるものは、起案者に、その旨を指示して返付しなければならない。

(平24訓令3・一部改正)

(未完結文書の追求)

第25条 文書取扱責任者又は文書取扱者は、主管課長の指示を受け、常に未完結文書を追求し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の代決及び後閲)

第26条 事務決裁規程第6条の規定により文書等を代決するときは「代」と表示し、代決する者が押印しなければならない。

2 急を要する起案文書等で最終決裁者以外の上司が不在の場合は、当該押印欄に「後閲」を朱書し、当該上司が登庁の際、直ちに供覧しなければならない。

(決裁済み文書の取扱い)

第27条 決裁を経た文書は、起案者において決裁年月日を記入し、その文書の内容に従い、適切に処理しなければならない。

(浄書及び照合)

第28条 決裁済み文書で浄書を要するものは、主管課において浄書し、決裁済み文書と照合しなければならない。

2 決裁済み文書に所定の公文の形式等と異なる形式等又は過誤を認めたときは、総務課長は、起案の趣旨に反しない限り修正することができる。

(文書の発信者名)

第29条 対外文書は、原則として組合長名を用いるものとする。ただし、消防長その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職及び氏名又は組合名を用いることができる。

2 対外文書には所管の課名を、対内文書には発信者名を記入しなければならない。

(公印及び契字印)

第30条 対外文書については、春日・大野城・那珂川消防組合公印管守規程(平成14年告示第6号)の定めるところにより、公印を押印し、決裁済み文書と契字印をしなければならない。ただし、軽易な文書及び対内文書については、決裁済み文書及び発送文書に「(公印・契字印省略)」の記載をし、公印及び契字印を省略することができる。

(対外文書の発送)

第31条 起案担当者は、対外文書のうち発議文書については、決裁済み文書に文書処理カードにより、発送番号を記入しなければならない。

2 発議文書を発送した職員は、文書処理カードにその発送日を記入しなければならない。

3 対外文書は、原則として主管課において発送するものとし、郵送については、郵便切手受払(様式第7号)に必要事項を記入しなければならない。

(対内文書の発送)

第32条 対内文書は、主管課が直接又は消防署に設置する文書連絡箱を利用して配付するものとする。ただし、特に機密又は緊急を要する文書及び直接配付することを適当とするものは、直接配付しなければならない。

(施行年月日)

第33条 施行する者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として、決裁済み文書の所定欄に記入しなければならない。

(文書の整理)

第34条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

3 第1項に規定する文書の整理及び保管並びに保存については、原則として、ファイリングシステムを用いることとする。

4 ファイリングシステムの推進について必要なことは、総務課長が別に定める。

(保管単位)

第35条 文書の保管は、主管課において行うものとする。

(ファイル基準表)

第36条 文書取扱者は、総務課長が指定する期限までに、当該保管単位のファイル基準表(様式第8号)のデータを作成し、主管課長を経て総務課長に提出しなければならない。

2 前項のデータにより作成したファイル基準表は、保管単位ごとに保管するものとする。

3 文書取扱者は、前項に規定するファイル基準表の記載事項を変更したときは、変更内容を当該基準表に記載するとともに、総務課長に届け出なければならない。

(ファイル基準表の精査)

第37条 総務課長は、前条の規定により提出されたファイル基準表のデータ及び変更事項について精査するものとする。

(保管用具)

第38条 文書の整理及び保管には、キャビネット及びファイルを使用するものとする。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫、書棚等それぞれ適切な用具を使用することができる。

2 キャビネットは、可能な限り保管単位ごとに一定箇所に集中配列するものとする。

3 キャビネットの増減は、書類の収納状況を調査のうえ総務課長が決定する。

(文書の整理及び引継ぎ)

第39条 職員は、未完結文書を懸案箱に入れてキャビネットの一定の位置に収納しておかなければならない。

2 職員は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を自己の手元においてはならない。

3 文書取扱者は、常に完結文書の回収その他の管理に努めなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第40条 職員は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、ファイル基準表に定める分類項目別に整理し、個別ファイルに綴じてキャビネットに収納しておくものとする。

2 前項の規定により文書を保管するときは、当該会計年度の完結文書(以下「年度文書」という。)又は当該暦年で処理すべき完結文書(以下「暦年文書」という。)を取り出しの容易な位置に、前年度の年度文書又は前年の暦年文書を他の位置に収納するものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫、書棚等に保管する。

(ウツシカエ及びオキカエ)

第41条 文書のオキカエは、年度文書にあっては毎年3月末に行うものとし、暦年文書にあっては毎年12月末に行う。

2 文書のウツシカエは、年度文書にあっては毎年4月に行うものとし、暦年文書にあっては毎年1月に行うものとする。ただし、事務に支障がない限り前項に定めるオキカエに引き続いて行うことができる。

3 第1項及び前項本文に規定するオキカエ及びウツシカエの期日については、総務課長が定める。

(オキカエの方法)

第42条 文書取扱者は、保存を必要とする文書を個別ファイルごと保存年限別に区分して置き換える。

(オキカエ文書の引継ぎ)

第43条 主管課長は、前2条の規定により置き換えられた文書について、総務課長から引継ぎを求められたときは、総務課長に引き継がなければならない。

2 前項に定める文書以外の文書をそのまま主管課において保管しようとするときは、主管課長は、総務課長の承認を得なければならない。

(機密文書の引継ぎ)

第44条 機密文書の引継ぎについては、前条第1項の規定によらないことができる。

(オキカエ文書の精査)

第45条 総務課長は、第42条第1項の規定により置き換えられた文書につき、その適否を精査する。

(文書の保存年限)

第46条 文書の保存年限は、文書分類表及びファイル基準表による。

(文書の保存年限の種別)

第47条 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

(保存年限の設定)

第48条 文書保存年限の決定又はその内容の変更は、主管課長が総務課長の承認を得て行う。

2 主管課長は、文書保存年限を決定し、又はその内容を変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。

3 文書取扱者は、前2項の規定により決定した文書の保存年限を文書分類表及びファイル基準表に記載し総務課長に届け出なければならない。

(保存年限の計算)

第49条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年初めから起算する。

(完結文書の保存方法)

第50条 保存を必要とする完結文書は、主管課長の指示を受けて、文書取扱責任者又は文書取扱者が次の各号に掲げるところに従い保存しなければならない。

(1) 年度文書は年度ごとに、暦年文書は暦年ごとに保存年限別に仕分けし、かつ、分類項目別に区分して整理すること。

(2) 年度又は年を超えて処理した文書は、その事案が完結した年度又は年の文書として区分すること。

(3) 相互に密接な関係がある2以上の完結文書は、1件として整理すること。この場合において、保存年限を異にするものについては主たる文書の分類項目により整理すること。

(ファイルによる保存)

第51条 ファイルにより保存する文書は、表紙及び背表紙を付し、これらに件名、年度又は年、文書分類番号、保存年限及び主管課名を記載し、保存しなければならない。

(文書の保存場所)

第52条 保存文書は、書庫又は総務課長が別に定める場所に保存するものとする。

(書庫の管理)

第53条 前条に規定する書庫は、主管課長が管理する。

(文書の持出し及び貸出し等)

第54条 文書の持出し、貸出し及び文書を閲覧しようとする職員は、文書取扱責任者又は文書取扱者に申し出て、その承認を得なければならない。

2 総務課長は、貸出期間中であっても、必要があると認めるときは、当該貸出文書を返却させることができる。

3 文書の貸出しを受けた職員は、当該文書を庁舎外に持ち出し、又は転貸してはならない。ただし、やむを得ない理由があると主管課長が認め、総務課長の許可を得た場合に限り、庁舎外に持ち出すことができる。

(文書の廃棄の決定)

第55条 主管課長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに、廃棄しなければならない。

2 主管課長は、永年保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、総務課長と協議して廃棄することができる。ただし、1年保存の文書については、総務課長との協議を要しない。

(廃棄文書の報告)

第56条 主管課長は、前条の規定により文書を廃棄するときは、文書廃棄報告書(様式第9号)により、総務課長に報告しなければならない。

(保存期間の見直し)

第57条 主管課長は、必要があると認めるときは、その都度、文書の保存の期間の見直しをすることができる。

2 主管課長は、前項の規定により保存期間の見直しをしようとする場合は、あらかじめ、総務課長と協議しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第58条 廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、関係職員立会いのもとに裁断等適切な処理をしなければならない。

2 前項の裁断等の利便を図るため、総務課長は、毎年まとめて廃棄する日を設定する。

(歴史的資料等の保存)

第59条 総務課長は、第55条の規定により廃棄することが決定した文書のうち、歴史的又は文化的に価値があると認めるものについては、資料として保存することができる。

附 則

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成19年4月1日訓令第3号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年8月1日訓令第14号)

この訓令は、平成19年8月1日から施行する。

附 則(平成20年11月1日訓令第5号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成24年3月28日訓令第3号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成26年4月7日訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成27年4月1日訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成28年3月30日訓令第2号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年11月1日訓令第7号)

この訓令は、平成29年11月28日から施行する。

別表(第9条第2項関係)

(平19訓令14・平20訓令5・平29訓令7・一部改正)

主管課

記号

総務課

春大那消総

総務課

春大那消議

総務課

春大那消監

予防課

春大那消予

警防課

春大那消警

消防署

春大那消署

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(平28訓令2・全改)

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春日・大野城・那珂川消防組合文書管理規程

平成14年3月28日 訓令第3号

(平成29年11月28日施行)

体系情報
第3編 織/第2章 事務決裁等
沿革情報
平成14年3月28日 訓令第3号
平成19年4月1日 訓令第3号
平成19年8月1日 訓令第14号
平成20年11月1日 訓令第5号
平成24年3月28日 訓令第3号
平成26年4月7日 訓令第1号
平成27年4月1日 訓令第1号
平成28年3月30日 訓令第2号
平成29年11月1日 訓令第7号