○春日・大野城・那珂川消防組合文書管理規程

平成31年3月1日

訓令第2号

春日・大野城・那珂川消防組合文書管理規程(平成14年訓令第3号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の受領及び収受(第9条―第14条)

第3章 文書の作成(第15条―第25条)

第4章 文書の施行(第26条―第32条)

第5章 文書の保管、保存等

第1節 通則(第33条・第34条)

第2節 文書の保管(第35条―第38条)

第3節 文書の保存(第39条―第46条)

第4節 文書の利用(第47条)

第5節 文書の廃棄等(第48条―第50条)

第6章 補則(第51条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、行政文書の分類、作成、保存及び廃棄に関する基準その他行政文書の管理に関し必要な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 起案文書 事案の決定のための案を記載した文書をいう。

(3) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。

(4) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。

(5) 審査 起案文書について形式的側面、法律的側面その他の見地から調査及び検討をし、その内容及び形式に対する自らの意思を表示することをいう。

(6) 保管 文書を当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。

(7) 保存 文書を書庫その他の事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(8) ウツシカエ キャビネットに収納している当該会計年度処理若しくは当該暦年処理の文書をキャビネットの他の位置又は事務室内の書棚に移すことをいう。

(9) オキカエ キャビネット又は書棚に収納している文書を書庫その他指定された場所に移すことをいう。

(10) 持出し 主管課の職員が、文書を持ち出すことをいう。

(11) 貸出し 主管課の職員以外の職員に文書を貸し出すことをいう。

(12) 文書発受簿 電子計算機を用いて、文書の収受、保管、保存、廃棄等を総合的に管理する情報システムで、総務課長が管理するものをいう。

(13) ファイリングシステム 文書を必要に応じて即座に利用しうる形で組織的に整理、保存、保管及び廃棄に至る一連の制度をいう。

(文書取扱いの基本)

第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

2 文書は、文書管理発受簿とファイリングシステムにより管理するものとする。

3 職員は、文書の所在を常に明らかにしておかなければならない。

4 職員は、文書を未完結文書又は完結文書に区分して整理し、未完結文書は完結に至るまでその処理状況を明らかにしておき、完結文書は、第5章に定めるところにより、整理するものとする。

(課長の責務)

第4条 課長は、当該課における文書事務を統轄し、文書事務の円滑適正な処理に努めなければならない。

(文書取扱責任者及び文書取扱者の設置)

第5条 課長の文書事務の処理を補佐するため、文書取扱責任者及び文書取扱者を置く。

2 文書取扱責任者は、係長(係長を置かない課にあっては、係長と同等の職にある者又は課長が指名した者。以下同じ。)をもって充てる。

3 文書取扱者は、課長が指名する。

4 課長は、文書取扱責任者及び文書取扱者を指名したときは、速やかに、総務課長に通知しなければならない。

(文書取扱責任者及び文書取扱者の職務)

第6条 文書取扱責任者は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

(1) 文書の処理の促進に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(4) ファイリングシステムの推進に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。

2 文書取扱者は、文書取扱責任者の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

(1) ファイリングシステムの維持管理に関すること。

(2) 完結文書の持出し及び貸出しに関すること。

(3) 完結文書のウツシカエ、オキカエ、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(4) 前各号に掲げるもののほか、文書の整理、保管及び保存に関すること。

3 文書取扱責任者又は文書取扱者は、常に未完結文書の処理状況の把握に努めなければならない。

4 文書取扱者は、常に完結文書の回収その他の管理に努めなければならない。

(文書取扱会議)

第7条 総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書取扱責任者及び文書取扱者の会議を招集することができる。

(文書番号)

第8条 収受する文書及び起案文書には、原則として文書番号を付して収受しなければならない。

2 文書番号は、文書発受簿により、別表に規定する区分に応じ、会計年度ごとに一連の番号を付さなければならない。ただし、同一の件名で一会計年度を通じて大量に処理するものについては、総務課と協議の上、文書番号に枝番号を用いることができる。

第2章 文書の受領及び収受

(文書の受領)

第9条 組合に到達した文書(課に直接到達した文書を除く。次項及び次条において同じ。)は、総務課で受領するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、勤務時間外に到達した文書は、総務課長が指定した者が受領し、勤務時間になってから速やかに、総務課に当該文書を引き渡さなければならない。ただし、当該文書のうち緊急の処理を要するものについては、速やかに、総務課長に連絡し、その指示を受けて処理しなければならない。

3 郵便料金その他の送付に要する費用が未納又は不足である文書が組合に到達したときは、官公署から発せられたものその他総務課長又は主管課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って受領することができる。

(特殊文書の受領)

第10条 次に掲げる特殊文書を受領したときは、総務課で特殊文書受領簿(様式第1号)に受領日、差出人名その他必要な事項を記録しなければならない。この場合において、第2号に掲げる文書については、当該文書が封入されていた封筒にも受領日を記録し、当該記録をした者が署名するものとする。

(1) 書留扱い(現金書留を含む。)、内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書

(2) 訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係がある文書

2 現金その他金券が同封されていた文書は、原則として、特殊文書として受領しなければならない。

(令3訓令5・一部改正)

(文書の配付)

第11条 総務課の職員は、受領した文書を、原則として当日中に、次の各号に掲げる文書の種類に応じて当該各号に定める方法により処理するものとする。

(1) 前条の特殊文書 主管課に直接配付し、特殊文書受領簿に署名を徴すること。

(2) 特殊文書以外の文書 当該文書を総務課に設置する文書連絡箱により主管課ごとに配付すること。

2 2課以上に関連する文書は、総務課長が当該文書に最も関係が深い主管課を決定して、当該主管課に配付するものとする。この場合において、配付を受けた主管課長は、その写しを他の関係課長に送付しなければならない。

3 主管課の職員は、他の主管課に属する文書を直接受領したとき又は他の主管課に属する文書が総務課から配付されたときは、当該文書を正しい主管課に配付し、又は総務課に対し返付しなければならない。

4 職員は、受領し、又は配付された文書のうち開封しなければ主管課が判明しない文書については、親展文書を除き、開封することができる。

(令3訓令5・一部改正)

(文書の収受)

第12条 文書を直接受領し、又は文書の配付を受けた主管課の職員は、次に定めるところにより当該文書を収受し、当該文書に係る事務を担当する職員(以下「事務担当者」という。)に交付しなければならない。

(1) 文書発受簿に、次に掲げる事項を記録し、文書番号を取得すること。ただし、軽易な文書及び対内文書(重要又は異例なものを除く。)については、当該登録を省略し、文書番号を付さないことができる。

 所属

 収受日

 先方記号及び番号

 発信元又は宛名

 文書の件名

 第34条第1項に規定するファイル基準表の文書分類記号(以下「分類記号」という。)及びファイル名

 保存年限

 その他必要な事項

(2) 文書の余白に収受印を押し、分類記号及び文書番号(前号の規定により文書番号を取得した場合に限る。)を転記すること。

(文書の供覧)

第13条 事務担当者は、収受した文書を、当該文書に係る事務に関連する職員を経由して決裁権者(専決権者を含む。以下同じ。)まで速やかに供覧しなければならない。ただし、軽易な文書その他当該文書の性質上供覧の必要がないと主管課長が認める文書については、この限りでない。

2 供覧は、当該文書の余白に供覧押印欄を設けて行うものとする。

3 第1項本文及び前項の規定にかかわらず、当該文書に基づく事務処理を起案により緊急に行う必要がある文書については、当該事務処理の起案に併せて、当該文書の供覧を行うことができる。

4 事務担当者は、収受した文書のうち重要なもの又は供覧の要、不要若しくは供覧先が明らかでないものについては、供覧の前に主管課長又は当該事務を担当する係長(以下「担当係長」という。)の閲覧に供し、必要な指示を受けなければならない。

(供覧時における課長の指示)

第14条 主管課長は、供覧により文書を閲覧したときは、当該文書に係る事務について、担当係長に次に掲げる事項その他の処理方針を指示して処理させなければならない。

(1) 処理の要、不要

(2) 処理期日

(3) 処理時の決裁区分及び合議先

(4) 処理に必要な情報の収集

(5) 前各号に掲げるもののほか、処理に必要な事項

2 主管課長は、前項の規定による指示を行うに当たり、必要に応じて、上席職員の指示を受けなければならない。

3 担当係長は、第1項の規定による指示があった文書に係る事務を自ら処理し、又は事務担当者に処理させなければならない。

第3章 文書の作成

(起案)

第15条 起案は、起案用紙(様式第2号)を用いることを原則とする。

2 前項の規定にかかわらず、法令等で様式が規定されている場合又は定例的な事案の処理を行うものであって主管課長が定めた様式がある場合は、当該様式を用いて行うことができる。

3 前2項の規定にかかわらず、収受した文書に基づいて起案する場合で、事案の内容が軽易であるときは、当該文書の余白を利用して起案を行うことができる。

(起案文書の作成)

第16条 起案文書を作成するときは、文書発受簿により文書番号を取得し、次に掲げる事項を記載しなければならない。ただし、前条第2項及び第3項の規定による起案の場合は、この限りでない。

(1) 所属

(2) 起案者の職氏名

(3) 起案文書の件名

(4) 決裁区分

(5) 起案日

(6) 分類記号

(7) 保存年限

(8) その他必要な事項

(起案の要領)

第17条 起案は、公用文に関する規程(平成31年訓令第1号)の定めるところによりその文体、表現等については平易明確に行わなければならない。

2 起案文書には、決定を求める内容及び理由を簡明に記入し、必要に応じて事案の経過、根拠法令、予算科目、経費その他参考となる事項を付記し、関係文書、参考資料等を添付しなければならない。

3 至急又は即決を必要とする起案文書は、起案用紙の指定の貼付欄に赤紙を貼付する等その旨が明らかとなる表示を行わなければならない。

(起案文書の回議及び決裁)

第18条 起案文書は、その内容に応じて、起案者から上位の職にある者に順次回議し、春日・大野城・那珂川消防組合事務決裁規程(平成11年訓令第8号。以下「事務決裁規程」という。)その他の事案の処理の意思決定に関する規程に定めるところにより、決裁(専決権者が行う専決、決裁権者及び専決権者以外の者が行う承認を含む。以下同じ。)を受けなければならない。

(合議)

第19条 条例、規則その他の規程に定めがあるもののほか、起案文書の内容について関係課との合意が必要な場合は、当該関係課に合議しなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣意のものは、決裁後回覧することができる。

2 合議は、事案の決定に当たって必要最小限度のものにとどめ、迅速な意思決定を妨げることのないようにしなければならない。

3 合議を求める起案文書を受けたときは、同意、不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、起案した課(以下「起案課」という。)と協議しなければならない。

4 前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案課は、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。

5 合議は、原則として係長以上の者が行うものとする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについては、この限りでない。

(合議の順序)

第20条 合議を伴う回議の順序は、次の各号に定める場合に応じ、当該各号に定めるとおりとする。

(1) 決裁権者が課長より上位の職にある者である場合 主管課長の決裁後、課長より上位の職にある者の決裁前に関係課に合議すること。

(2) 決裁権者が課長である場合 主管課の係長の決裁後、主管課長の決裁前に関係課に合議すること。

(文書の代決及び後閲)

第21条 事務決裁規程第6条の規定により代決するときは、代決する者が起案文書の決裁権者の欄に押印し、当該欄に「代」と表示しなければならない。

2 前項の場合において、あらかじめ決裁権者から後閲を要しない旨の指示を受けた事案を除き、起案文書の適当な箇所に「後閲」と表示しなければならない。

3 急を要する起案文書の回議又は合議をする場合であって決裁権者が決裁する前に承認又は合議すべき者が不在のときは、当該押印欄に「後閲」と朱書し、当該上司が登庁の際、直ちに供覧しなければならない。

(起案文書の持回り)

第22条 特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書で持回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。

(文書の審査等)

第23条 文書の適正かつ統一を図るため、次に掲げる起案文書は、課長より上位の職にある者の決裁を受ける前に総務課長、人事企画係長の審査を合議により受けなければならない。

(1) 規則、訓令その他の規程(条例を除く。)の制定及び改廃に関するもの

(2) 専決処分を行うもの

(3) 重要又は異例な法令の解釈を行うもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、組合長が特に必要と認めるもの

2 前項の審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正の上回議し、事案の本質的修正を要するもの又は改案の必要があるものは、起案者にその旨を指示して返付しなければならない。

3 総務課長は、決裁を経た起案文書(以下「決裁済み文書」という。)に所定の公文の形式等と異なる形式又は過誤を認めたときは、当該決裁済み文書を起案の趣旨に反しない限り修正することができる。

(議案の処理方法)

第24条 組合議会に提出する議案は、主管課で起案し、主管課長の決裁を受け、指定する期限までに総務課長に提出しなければならない。ただし、専決処分をする必要があるとき又は臨時会を招集して提案する必要があるときは、その旨を事前に総務課長と協議の上、組合長の決裁を受けなければならない。

2 総務課長は、提出された議案について、内容を精査の上、組合長の決裁を受けなければならない。

(決裁済み文書の取扱い)

第25条 起案者は、起案文書の決裁が終了したときは、起案文書に決裁年月日を記入し、その文書の内容に従い、適切に処理しなければならない。

第4章 文書の施行

(校合)

第26条 決裁した内容に従い文書を施行しようとするときは、決裁済み文書と施行する文書(以下「施行文書」という。)との校合を確実に行わなければならない。

(文書の記号及び番号)

第27条 施行文書には、別表に掲げる文書記号及び文書番号(以下「文書番号等」という。)並びに施行年月日を付さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、文書番号等を付さないことができる。

(1) 軽易な文書

(2) 証明に係る文書

(3) 表彰状、契約書、辞令その他これらに類する文書

(4) 法令の規定により様式化された文書

(5) 対内文書

(6) その他総務課長が文書番号等を付す必要がないと認める文書

2 前項本文の規定にかかわらず、許可、認可、証明等の業務を行う場合においては、主管課長がその取扱いを明らかにした上で独自の文書記号を定めることができる。

3 議案、条例、規則等については、暦年ごとに一連の番号を付し、例規等原簿(様式第3号)により管理するものとする。

4 施行文書のうち、収受した文書に対する回答として発送等を行うものについては、既に付した文書番号を用いるものとする。

(文書の発信者)

第28条 文書の発信者は、組合長その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。以下「代表者等」という。)とする。ただし、文書の性質又は内容により、当該文書の発信についての決裁権者又は当該文書を発信する機関を発信者とすることができる。

2 施行文書には、文書の発信者の職氏名(前項ただし書の規定により発信者が当該文書を発信する機関である場合にあっては、その機関名)を当該文書に記載するものとする。

3 施行文書には、必要に応じて、次の各号に掲げる文書の発信者に応じて当該各号に掲げる事項を発信者の記載の下に括弧書きで記載するものとする。

(1) 代表者等又は機関 主管課の名称

(2) 消防長 主管課及び主管する係の名称

(3) 課長 主管する係の名称

(公印)

第29条 施行文書には、春日・大野城・那珂川消防組合公印管守規程(平成14年告示第6号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書及び対内文書については、公印の押印を省略することができる。

2 前項ただし書きの規定により、本組合以外に対する施行文書への公印の押印を省略するときは、当該施行文書の左上部に「公印省略」と表示しなければならない。

3 契印は、特に必要と認められる場合に限り、押印するものとする。

(文書の発送)

第30条 施行文書の発送は、次に定める方法によるものとする。

(1) 郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)に規定する信書便

(2) 貨物運送を利用した方法

(3) ファクシミリ、電子メールその他の通信回線を利用した方法

(4) 直渡し

(5) 文書連絡箱を利用した文書交換による方法

(6) その他総務課長が必要と認める方法

2 施行文書は、原則として主管課において発送するものとする。

3 郵送による発送をする場合は、郵便切手、郵便はがき又は特定封筒の出納について、郵便切手等受払簿(様式第4号)に必要事項を記入しなければならない。

(施行年月日)

第31条 起案者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を施行年月日として、起案文書に記入しなければならない。

(公示を伴う文書の特例)

第32条 条例、規則、訓令、告示その他の公示を伴う文書の施行に関しては、この章(前条を除く。)の規定にかかわらず、春日・大野城・那珂川消防組合公告式条例(昭和45年条例第2号)春日・大野城・那珂川消防組合公告式規則(平成11年規則第26号)の定めるところによる。

第5章 文書の保管、保存等

第1節 通則

(文書の整理)

第33条 文書は、ファイリングシステムを用いて常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、その電磁的記録(電子的方式、電磁的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)の保存その他の方法によりあらかじめ非常災害時に備えなければならない。

(ファイル基準表)

第34条 文書は、次に掲げる事項を登録したファイル基準表(様式第5号)に従って整理し、保管し、又は保存しておかなければならない。

(1) 文書分類(名称及び記号)

(2) ファイル基準(ファイルの名称及び記号並びにサブタイトルの名称)

(3) ウツシカエ等の内容説明

(4) 保存年限

(5) その他総務課長が必要と認める事項

2 総務課長は、前項のファイル基準表を調整し、職員の利用に供するものとする。

3 総務課長は、必要に応じて第1項各号に掲げる事項について、主管課長に精査を求め、その結果について報告させることができる。

4 主管課長は、ファイル基準表の内容を変更するときは、総務課長の承認を得るとともに、変更内容を当該基準表に記載しなければならない。

第2節 文書の保管

(保管単位)

第35条 文書の保管は、主管課において行うものとする。ただし、文書の発生量、事務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(保管用具)

第36条 文書の整理及び保管には、キャビネット及び個別ファイルその他のファイリング用具を使用するものとする。

2 キャビネットは、可能な限り保管単位ごとに一定箇所に集中配列するものとする。

3 キャビネットの増減は、書類の収納状況を調査の上、総務課長が決定する。

(完結文書の保管方法等)

第37条 職員は、文書の処理が完結したときは、当該完結文書を個別ファイルに入れてキャビネットに収納するものとする。ただし、総務課長が承認するときは、簿冊その他の個別ファイル以外のものにより保管し、又は書庫、書棚その他のキャビネット以外の場所に保管することができる。

2 前項本文の規定により文書を保管するときは、当該会計年度の完結文書(以下「年度文書」という。)又は当該暦年で処理すべき完結文書(以下「暦年文書」という。)を取り出しの容易な位置に、前年度の年度文書又は前年の暦年文書を他の位置に収納するものとする。

3 キャビネット内の個別ファイルは、ファイル基準表に定める順番で配置するものとする。

4 職員は第1項の規定により完結文書を保管する場合において、第12条又は第16条の規定により文書番号を取得しているときは、文書発受簿に完結日を登録しなければならない。

(文書のウツシカエ)

第38条 文書のウツシカエは、年度文書にあっては毎年4月に行うものとし、暦年文書にあっては毎年1月に行うものとする。ただし、事務に支障がない限りオキカエに引き続いて行うことができる。

2 前項本文のウツシカエを行う期日は、総務課長が定める。

第3節 文書の保存

(文書の保存年限)

第39条 文書の保存年限は、その保管及び保存を行う年限とし、ファイル基準表に定めるところによる。

2 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

3 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

(保存年限の決定等)

第40条 文書の保存年限は、前条第2項に定める区分から主管課長が決定する。

2 主管課長は、文書の保存年限を決定し、又は変更しようとするときは、総務課長の承認を得なければならない。

3 保存年限は、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して決定しなければならない。

(保存年限の計算)

第41条 文書の保存年限の計算は、年度文書においては、文書の処理を完結した日の属する会計年度の翌年度初めから、暦年文書においては、その完結した日の属する年の翌年初めから起算する。

(保存場所等)

第42条 文書の保存場所は、書庫とする。

2 前項の規定にかかわらず、秘密保持を必要とする文書(以下「機密文書」という。)、資料性が高い文書その他書庫での保存に適さない文書については、総務課長の承認を得て書庫以外の場所に保管し、又は保存することができる。

3 前項の規定により書庫以外の場所に保存する場合は、当該文書の主管課が管理するものとする。

(保存のための整理)

第43条 完結文書を保存しようとするときは、文書取扱責任者又は文書取扱者は、主管課長の指示を受けて、次に掲げる方法より整理しなければならない。

(1) 年度文書は年度ごとに、暦年文書は暦年ごとに文書分類別に区分すること。

(2) 相互に密接な関係がある2以上の完結文書は、1件として整理すること。この場合において、文書分類及びファイル基準を異にするものについては主たる文書に合わせること。

(ファイルによる保存)

第44条 ファイルにより保存する文書は、背表紙を付し、これらに件名、年度又は年、文書分類番号、保存年限及び主管課名を記載し、保存しなければならない。

(文書のオキカエ)

第45条 文書のオキカエは、年度文書にあっては毎年3月末に行うものとし、暦年文書にあっては毎年12月末に行う。

2 前項のオキカエを行う期日は、総務課長が定める。

(文書の引継ぎ)

第46条 主管課長は、総務課長から引継ぎを求められたときは、保存すべき文書(第42条第2項の規定により書庫以外の場所に保管し、又は保存することを承認された文書を除く。)を総務課長に引き継がなければならない。

2 総務課長は、前項の規定により文書の引継ぎを受ける際に、書庫での保存の適否を精査し、必要な指示を主管課長に行うことができる。

第4節 文書の利用

(文書の閲覧及び貸出し)

第47条 他の課が保管し、又は保存する文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとする職員は、当該課の文書取扱責任者又は文書取扱者に申し出て、その承認を得なければならない。

2 文書取扱責任者又は文書取扱者は、前項の規定により文書を貸し出すときは、消防長が別に定める様式に必要な事項を記録し、当該記録を保管しておかなければならない。

第5節 文書の廃棄等

(文書の廃棄等の決定)

第48条 主管課長は、保管し、又は保存する文書が保存年限を経過したときは、速やかに、当該文書を廃棄しなければならない。

2 主管課長は、保存年限が永年の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認めるものについては、当該文書の保存年限の経過前においても、総務課長と協議して廃棄することができる。ただし、保存年限が1年の文書については、総務課長との協議を要しない。

3 主管課長は、前2項の規定により文書を廃棄するときは、文書廃棄報告書により、総務課長に報告しなければならない。

4 総務課長は、保存年限を経過した文書のうち歴史資料として重要であると認められるものについては、主管課長と協議の上、資料として保存することができる。

(保存期間の見直し)

第49条 主管課長は、必要があると認めるときは、文書の保存期間を見直し、変更をすることができる。

2 主管課長は、保存年限が永年の文書について、少なくとも10年ごとに当該文書の性質及び内容に応じて保存期間を再検討し、見直しを図るものとする。

3 主管課長は、前2項の規定により保存期間の見直しをしようとする場合は、あらかじめ、総務課長と協議しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第50条 廃棄を決定した文書のうち、機密文書又は他に使用のおそれのあるものは、関係職員の立会い又はこれに準じる措置のもとに裁断、溶融等の適切な処理をしなければならない。

2 前項の裁断等の利便を図るため、総務課長は、毎年まとめて廃棄処理を行う日を設定する。

第6章 補則

(補則)

第51条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(令和3年3月31日訓令第5号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

別表

区分

文書記号

総務課

春大那消総

予防課

春大那消予

警防課

春大那消警

消防課

春大那消消

消防署

春大那消署

議会事務局

春大那消議

監査事務局

春大那消監

(令3訓令5・一部改正)

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(令3訓令5・一部改正)

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春日・大野城・那珂川消防組合文書管理規程

平成31年3月1日 訓令第2号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第3編 織/第2章 事務決裁等
沿革情報
平成31年3月1日 訓令第2号
令和3年3月31日 訓令第5号